Verantwortungsgerechte Plan-, Soll- und Istkalkulationen ermöglichen.
Auftragskalkulation
Ausgangslage: In der aus den Strategien und der mittelfristigen Planung abgeleiteten Jahresplanung wird festgelegt, welche Artikel (Dienstleistungen oder physische Produkte) zu welchen Kosten hergestellt und verkauft werden sollen. Dazu sind in der Plankalkulation die proportionalen Plan-Herstellkosten pro Einheit zu kalkulieren. Im Sinne der zielorientierten Führung haben die Verantwortlichen die Aufgabe, diese proportionalen Plan-Herstellkosten in jedem Fertigungsauftrag (Dienstleistung oder physisches Produkt) einzuhalten. Das erfordert, dass jede verantwortliche Person (z.B. Produktionsleitende und Projektverantwortliche) verfolgen können muss, welche Kosten direkt durch einen Auftrag verursacht wurden. Denn nur für die von ihr direkt beeinflussbaren Kostenelemente kann sie die Verantwortung übernehmen.
In zeitlicher Hinsicht und weil sie verschiedene Zwecke erfüllen, werden drei Kalkulationsarten unterschieden:
Plankalkulation: Bestimmung der Plankosten einer Artikeleinheit (physisches Produkt oder Dienstleistung) im Rahmen der Jahresplanung. Diese Kalkulation führt zu den (Jahres-) Plankosten pro hergestellte Einheit.
Vorkalkulation: Auf Basis der Plankosten und der real bestellten Mengen werden die Plankosten eines real umzusetzenden Auftrags kalkuliert. Denn die real eingehenden Bestellungen stimmen nur selten mit den geplanten Mengen überein. Die Vorkalkulation bildet die Grundlage für den Soll-Ist-Vergleich eines in Auftrag gegebenen Fertigungsauftrags.
Nachkalkulation: Vergleich der bei Umsetzung des Auftrags entstandenen Kosten mit der Vorkalkulation (eigentlicher Soll-Ist-Vergleich).
Mit dem Soll-Ist-Vergleich sollen Auftragsverantwortliche erkennen können, bei welchen Auftragspositionen vom Plan abgewichen wurde. Dadurch können sie in den nächsten Perioden steuernd eingreifen und Massahmen finden, welche in den Folgeperioden wieder zur Erreichung der Sollkosten führen. Zudem ist sicherzustellen, dass entstandene Kostenabweichungen nicht an nachfolgende Stufen weiterverrechnet werden. Denn diese sind nur für ihre eigenen Abweichungen verantwortlich.
Für Abweichungen im Leistungserstellungsbereich sind Kostenstellen-, Produktions- und Projektleitende verantwortlich. Die Abweichungen der Herstellung und aller Kostenstellen sollten im entscheidungsrelevanten Management Accounting weder ans Lager noch an die Verkaufsbereiche weiterbelastet werden, da sie dort nicht verantwortet werden können. Für die führungsrelevante Ergebnisrechnung (stufenweise Deckungsbeitragsrechnung) ergibt sich, dass unterjährig alle Lagerzugänge zu proportionalen Planherstellkosten zu bewerten sind und die Abweichungen in der (monatlichen) Ergebnisrechnung auszuweisen sind. Denn die erwähnten Abweichungsarten können weder den Produkten noch der Verkaufsorganisation noch den Einzelkunden verursachungsgerecht zugewiesen werden.
Vgl. die Beiträge «Stufenweise DB-Rechnung» und «Komplette Abweichungsanalyse». In diesen Beiträgen wird dargestellt, wie die verschiedenen Abweichungsarten in der Ergebnisrechnung stufen- und verantwortungsgerecht abgebildet werden, wo sie zu zeigen sind und wie die Lagerbestände zu bewerten sind.
Sollkosten = Plankosten der Istleistung einer Kostenstelle
Soll-Ist-Vergleich
Mit dem Soll-Ist-Vergleich sollten Kostenstellenleitende monatlich prüfen können, ob sie ihre Kosten «im Griff» haben. Denn wird die Jahresplanung durch die Geschäftsleitung genehmigt, führt dies zur Freigabe der Kostenstellenbudgets. Diese gilt es einzuhalten. Unterjährig können sich jedoch verschiedene Faktoren gegenüber dem Plan ändern:
Verkaufs- und Herstellmengen entwickeln sich anders als geplant,
Einstandspreise ändern sich,
Herstellprozesse laufen mal besser, mal weniger gut,
Mitarbeitende fallen aus und müssen durch andere ersetzt werden.
Sollkostenrechnung
Der Vergleich zwischen Plankosten und belasteten Istkosten der Betrachtungsperiode hilft Kostenstellenleitenden bei der Suche nach möglichen Korrekturmassnahmen nicht weiter, weil ihnen der Bezug zur real in der Betrachtungsperiode erbrachten Leistung fehlt. Als Vergleichsmassstab sind die Sollkosten zu berechnen:
Sollkosten = Istleistung mal proportionaler Plankostensatz + Planfixkosten
Sollkostenrechnung
Die Sollkosten sind die Plankosten der effektiv in einer Periode erbrachten Leistung. Der englische Begriff dafür heisst «flexible budget», was den Sachverhalt genau ausdrückt. Weicht die in der Betrachtungsperiode erbrachte Leistung von der Planleistung ab, verändern sich die proportionalen Kosten der Kostenstelle, jedoch nicht die geplanten Fixkosten. Im Beispiel ist die Istbeschäftigung etwas kleiner als die Planbeschäftigung. Deshalb sinken die proportionalen Plankosten gegenüber dem Jahresplan, die geplanten Leistungsbereitschaftskosten bleiben jedoch gleich. Die Sollkosten sind somit der verursachungsgerechte Massstab zur Beurteilung der real entstandenen Gesamtkosten der Kostenstelle. Halten die Kostenstellenverantwortlichen ihre Sollkosten ein, haben sie ihr Kostenziel erreicht. Entstehen negative Abweichungen zu den Sollkosten, sind Wege zu suchen, um in den folgenden Monaten kumuliert wieder die Sollkosten zu erreichen.
Erbringen Kostenstellen Leistungen, welche nicht direkt durch einen Fertigungs- oder Kundenauftrag oder durch interne Projekte (z.B. Forschung und Entwicklung) verursacht werden, haben sie auch keine Plan- und keine Istbeschäftigung und in der Folge nur Fixkosten. In diesen Fällen entsprechen die Sollkosten den Plankosten.
Wird jedoch die Leistung der abgebenden Kostenstelle durch direkte Bestellung der empfangenden Kostenstelle oder durch ihre Leistungsmenge verursacht, handelt es sich um echte Innerbetriebliche Leistungsverrechnung. Die abgebende Kostenstelle hat als Folge ihre eigene Planbeschäftigung und die von ihr erbrachten Leistungen für andere Kostenstellen sind zu messen. (Beispiele sind Reparatur- und Instandhaltungswerkstätten-, Labor- und Energiekostenstellen). Die jeweilige Kostenstelle hat also auch einen proportionalen Plan-Kostensatz und ihre Sollkosten sind von der in der Periode erbrachten Leistung für andere abhängig.
Werden die Leistungen einer Kostenstelle für das gesamte Unternehmen erbracht, besteht kein direkter Ursache-Wirkungszusammenhang zwischen Leistungsersteller und Nutzern des Outputs. Deshalb können die Kosten solcher Kostenstellen nicht verursachungsgerecht an andere Kostenstellen verrechnet werden (z.B. Empfang, Personaladministration, interne Weiterbildung, Verkauf, Produktionsplanung, Finanzen, der grösste Teil der IT-Kosten und Top Management). Die IT-Kosten für das ERP- oder für das Management Accounting-System entstehen für alle Kostenstellenleitenden, welche ERP-Daten nutzen. Die Kosten allgemein genutzter Services können nicht verursachungsgerecht an die Nutzer verrechnet werden (Zwangskonsum). Wegen dieses mangelnden Verursachungszusammenhangs macht die Umlage fixer Kosten an nachgelagerte Kostenstellen auch keinen Sinn. In anderen Worten: Wird auf die Umlage fixer Kosten an andere Kostenstellen verzichtet, können alle Kostenstellenleitenden die Verantwortung für ihre Sollkosten übernehmen.
Istkosten
Die einer Kostenstelle für einen Berichtszeitraum (üblich ist ein Monat) zu belastenden Kosten werden in verschiedenen Teilsystemen erfasst:
Fremdrechnungen von Lieferanten: Erfassung des Rechnungseingangs in der Kreditorenbuchhaltung mit Angabe der verbrauchenden Kostenstelle.
Bezüge von Hilfs- und Betriebsmaterial vom Lager: Erfassung mittels Materialbezugsscheinen durch Multiplikation der bezogenen Menge, bewertet mit dem Planeinstandspreis des Hilfs- oder Betriebsmaterials. Der Planeinstandspreis wird zur Bewertung herangezogen, damit die Einstandspreisabweichungen beim Einkauf ausgewiesen werden können, da dieser die Bestellungen auslöst.
Personalkosten: Belastung der Präsenzstunden des Monats der Mitarbeitenden der Kostenstelle, jeweils mit ihrem Planpräsenzstundensatz bewertet (Datenquelle Personalkostenplanung).
Innerbetriebliche Verrechnung von Leistungen anderer Kostenstellen: In der Berichtsperiode bezogene Einheiten (meistens Stunden, kWh, km) bewertet mit dem proportionalen Plankostensatz der abgebenden Kostenstelle. Dadurch werden weder die Fixkosten der abgebenden Kostenstelle noch die dort entstandenen Abweichungen weiterverrechnet.
Insgesamt: Die Fixkosten und die Einstandspreisabweichungen verbleiben in den abgebenden Kostenstellen, da sie nur dort erfasst und verantwortet werden können. In den empfangenden Kostenstellen entstehen so Soll-/Istvergleiche ohne Einrechnung von Preis- oder Kostensatzänderungen vorgelagerter Bereiche. Die resultierenden Abweichungen kann der jeweilige Kostenstellenleiter selbst verantworten.
Soll-Ist-Vergleich
Der führungsorientierte Nutzen des Soll-Ist-Vergleichs besteht darin, dass Kostenstellenleitende jeden Monat erkennen können, wie gut ihnen die Planumsetzung unter Berücksichtigung der real abgewickelten Aufträge gelungen ist. Das finanzielle Ziel einer Kostenstelle besteht darin, die kumulierten Sollkosten des Jahres einzuhalten. Werden die Soll- und die Istkosten wie oben beschrieben ermittelt, kann schnell nach Korrekturmassnahmen gesucht werden. Diese sollen die kumulierten Verbrauchsabweichungen in den nächsten Perioden wieder möglichst unter null bringen.
Theoretisch könnte ein Soll-Ist-Vergleich «realtime», also täglich erstellt werden. Weil die realen Personalkosten und weitere Kostenarten jeweils erst nach dem Monatsende berechnet werden können, empfiehlt sich die Erstellung monatlicher Vergleiche pro Kostenstelle.
Nachstehendes Beispiel zeigt die monatlichen Soll-Ist-Vergleiche der Kostenstelle Stanzerei:
Soll-Ist-Vergleich
Um die Auswertung nicht zu überladen, werden nur die Kostentotale präsentiert. Im Monat Juli hat die Ringbuch AG Betriebsferien. Deshalb ist dort keine Leistung aufgeführt, doch fallen Teile der Fixkosten, insbesondere die Abschreibungen auch in diesem Monat an. Die Sollkosten sind nach der Formel «Istleistung mal proportionaler Plankostensatz + Planfixkosten» berechnet, die Istkosten gemäss den realen Belastungen. In der Gesamtjahresbetrachtung wurden die Sollkosten um 6’164 unterschritten. Das bedeutet gegenüber Plan eine Produktivitätssteigerung und damit eine EBIT-Erhöhung.
Der Soll-Ist-Vergleich wurde mit Excel-Power Pivot aufgebaut. In Power Pivot ist eine relationale Datenbank enthalten, welche mehrdimensionale Auswertungen ermöglicht. Dadurch können unterschiedlichste Berichte (Zeitachsen, Kostenstellen, Kostenarten, Leistungen) erstellt und mit Grafiken ergänzt werden. Sobald die Datenbank die letzten Monatsdaten enthält, können die Auswertungen automatisch erstellt werden. Der Soll-Ist-Vergleich kann den Kostenstellenleitenden dadurch schneller übermittelt werden.
