Flexible Kostenstellenbudgets

Aktualisiert am 02-08-24 durch Lukas Rieder Dr. oec.

Flexible Kostenstellenbudgets

In jeder Kostenstelle werden die direkt beeinfluss- und verantwortbaren Kosten durch die Kostenstellenleitenden geplant. Die fixen Leistungsbereitschaftskosten werden üblicherweise zu je einem Zwölftel auf die Monate verteilt, um die zeitnahe Kostensteuerung zu ermöglichen.

Kalenderbezogen ist diese gleichmässige Verteilung nicht ganz richtig. Denn in den Monaten März/April und Dezember wird wegen Ostern und Weihnachten nicht gleich viel gearbeitet wie in den anderen Monaten. Und im Juli sind im Beispielunternehmen Betriebsferien. Exakterweise müssten die Kosten auf die Arbeitstage pro Monat verteilt werden.

Kalenderabhängige Abschreibungen fallen auch samstags, sonntags und an Feier- und Ferientagen an. Werbekosten sind schwergewichtig in denjenigen Monaten zu erwarten, in denen Messen stattfinden. Diesen Detaillierungsaufwand für die monatsbezogene Planung der Fixkosten leistet keines der uns bekannten Unternehmen. Vielmehr wird verlangt, dass die Kostenstellenleiter immer den Plan-Ist-Vergleich des Monats zusammen mit den kumulierten Werten seit Jahresbeginn analysieren.

Flexibles Kostenstellenbudget erstellen

Ein flexibles Kostenstellenbudget entsteht für einen Monat, wenn zu den monatlichen Planfixkosten die proportionalen Plankosten der im Monat zu erbringenden Leistung addiert werden. Dieser Betrag wird als Sollkosten bezeichnet.

Die proportionalen Kosten einer Kostenstelle werden durch die hergestellten produktbezogenen Leistungen verursacht oder durch die direkt in Auftrag gegebenen innerbetrieblichen Leistungen, z. B. Reparaturarbeiten, Instandhaltung oder Energieverbrauch. Deshalb sind in den direkt an Halbfabrikaten, Fertigprodukten und kundenspezifischen Aufträgen arbeitenden Kostenstellen die Plankosten in ihren proportionalen und ihren fixen Teil zu spalten (vgl. den Beitrag „Kostenspaltung„). Erst durch die Kostenspaltung können die proportionalen Plankosten der effektiv erbrachten Leistung einer Kostenstelle periodengerecht berechnet werden (Istleistung des Berichtsmonats mal proportionaler Plankostensatz). Es gilt folgende Formel:

Monatliche Sollkosten = Jahres-Planfixkosten : 12 + Istleistung x proportionaler Plankostensatz

Für die Kostenstelle Drahtbiegerei des Beispielunternehmens präsentiert sich die Jahresplanung wie folgt:

• • Die installierte Kapazität der Fertigungsanlagen beträgt 7’264 Stunden, ist also für die geplante Produktionszeit ausreichend.
  • Die Kostenstelle hat einen geplanten Personalbestand von 4 Personen, welche insgesamt 6’800 Stunden netto arbeiten werden. Darin ist auch die Arbeitszeit des Kostenstellenleiters für die Planung und Steuerung der Kostenstelle enthalten.
  • Die kompletten Plan-Personalkosten der Kostenstelle betragen 387’600. Das ergibt einen Präsenzstundensatz von 57.00 pro Arbeitsstunde (Chef inbegriffen).
  • Die Planbeschäftigung des Jahres ergibt sich aus der Produktionsplanung und beträgt 5’870 Mitarbeiterstunden. Es «schlüpfen» gemäss Planung 5’870 Stunden zu 57.00 in die herzustellenden Produkte, was 334’590 proportionale Personalkosten ergibt. Die 53’010 Differenz zu den geplanten Personalkosten repräsentieren die Kosten für die nicht direkt produktbezogen geleistete Arbeit, also die geplanten fixen Personalkosten des Jahres.
  • Sinngemäss wurden die geplanten Sachkosten in ihren proportionalen und fixen Anteil gegliedert.
  • Die Division der proportionalen Plankosten von 363’940 durch die Planbeschäftigung von 5’870 Stunden ergibt den Plankostensatz pro Stunde von 62.00 der Drahtbiegerei. Dieser wird für die Kalkulation der proportionalen Planherstellkosten derjenigen Produkte verwendet, die in der Drahtbiegerei bearbeitet werden (vgl. den Beitrag «Plankalkulation»).

Soll-Ist-Vergleich pro Kostenstelle

Ausgehend von dieser Jahresplanung wurde festgelegt, welche Planbeschäftigungen für jeden Monat des Planjahres vorzusehen sind (Zeile 1 in der folgenden Abbildung):

• • Daraus konnten in Zeile 2 die proportionalen Plankosten pro Monat berechnet werden.
  • Die fixen Plankosten wurden in diesem Beispiel durch 11 dividiert, weil in der Ringbuch AG während des gesamten Monats Juli Betriebsferien sind (Zeile 3).

Die real erbrachten Leistungen wurden ab Zeile 4 berücksichtigt:

• • Zeile 5 zeigt den Beschäftigungsgrad pro Monat. Die real geleisteten Arbeitsstunden für Fertigungsaufträge wurden durch die Planbeschäftigung dividiert.
  • Die proportionalen Sollkosten in Zeile 6 ergeben sich durch Multiplikation des Beschäftigungsgrads mit den proportionalen Plankosten.
  • Die Planfixkosten in Zeile 7 entsprechen dem Betrag in Zeile 3.
  • Das Sollkostentotal des Monats in dieser Kostenstelle findet sich in Zeile 8.
  • Aus den vorgelagerten Buchungssystemen (Lohn und Gehalt, Kreditoren-, Lager-, Anlagen- und Hauptbuchhaltung) ergeben sich die periodengerecht belasteten Istkosten der Kostenstelle (Zeile 9).
  • Aus dem Vergleich zwischen Soll- und Istkosten resultieren die monatlichen Verbrauchsabweichungen in den Zeilen 10-12. Die Verbrauchsabweichungen werden in die stufenweise Deckungsbeitragsrechnung übernommen.

Die Verbrauchsabweichungen zeigen, wie gut es dem Kostenstellenleiter in den einzelnen Monaten gelungen ist, die der effektiven Leistung angepassten Plankosten einzuhalten. Eine günstige Verbrauchsabweichung bedeutet einen Produktivitätsgewinn gegenüber der Planung. Weil einem Istkostenbeleg aus den Buchhaltungen nicht anzusehen ist, ob er zu proportionalen oder fixen Kosten geführt hat, kann die Verbrauchsabweichung nur pro Kostenart einer Kostenstelle berechnet werden. Verbrauchsabweichungen sind die Folge der Führungsarbeit und damit fixe Kosten der Leistungsbereitschaft.

In der grafischen Darstellung werden die ungünstigen Verbrauchsabweichungen rot dargestellt und zu den Sollkosten addiert. Die günstigen Verbrauchsabweichungen sind grün eingefärbt und werden unter der Nulllinie gezeigt.

Kostenstellen, welche nicht direkt an den Produkten arbeiten (nicht in den Arbeitsplänen enthalten), haben keine Istbeschäftigung und damit auch keine proportionalen Plankosten. Die monatlichen Sollkosten entsprechen in einer reinen Fixkostenstelle somit immer den Plankosten.

Insgesamt schafft das flexible Kostenstellenbudget die Voraussetzung, dass die Führungspersonen zeitnah beurteilen können, wie gut sie ihr Kostenziel erreichen konnten und wo Korrekturmassnahmen anzusetzen sind.

Nach unserem Kenntnisstand lassen sich monatliche flexible Kostenstellenbudgets nur mit der Grenzplankostenrechnung oder mit der Flexiblen Plankostenrechnung erstellen. Denn nur diese Kostenrechnungssysteme beherrschen die Spaltung in proportionale und fixe Kosten pro Kostenart in einer Kostenstelle.