Aktualisiert am 02-08-24 durch Lukas Rieder Dr. oec.
Personalkosten in der Kostenrechnung
Als Personalkosten werden in diesem Blog die in Geldwert ausgedrückten Kosten der Leistungen von angestellten Personen einer Organisation betrachtet. Die Kosten externer Personen, welche für die Organisation arbeiten sind Fremdleistungskosten, da die Löhne dieser Personen in der leistenden Organisation abgerechnet und ausbezahlt werden und die entsprechenden Kosten inklusive Gewinnzuschlägen mittels Rechnung dem empfangenden Unternehmen belastet werden.
Jede angestellte Person einer Organisation ist einer Kostenstelle zugeordnet, meistens der Kostenstelle des Chefs dieser Person. Leisten Mitarbeitende Beiträge für Projekte, entstehen ihre Personalkosten in der Herkunftskostenstelle und werden, soweit messbar, als innerbetriebliche Leistungen mit entsprechenden Stundensätzen an die Projekte weiterverrechnet.
Jede mitarbeitende Person ist einer und nur einer Kostenstelle zugeordnet. Sollte eine Person zwei Arbeitsverträge im gleichen Unternehmen haben, sind diese der jeweiligen Kostenstelle zuzuordnen.
Die Kostenstellenleitenden sind für die Kosten des ihnen zugeordneten Personals verantwortlich. Deshalb wollen sie, periodengerecht abgegrenzt (monatlich), die Personalkosten ihres Führungsbereichs in Plan, Soll und Ist kennen.
Anforderungen an die Personalabteilung, die Finanzbuchhaltung und die Software
Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden zunehmend komplizierter, da verschiedene Typen von Lohnnebenkosten zu berücksichtigen sind und da Auszahlungen zu verschiedenen Zeitpunkten vorkommen, z.B. Monatslohn, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Kinderzulagen, Gratifikation, Bonus. Für jede mitarbeitende Person muss die Lohnabrechnung periodengerecht, üblicherweise monatlich, im Lohnabrechnungssystem pro Lohnart und Lohnabzugsart erstellt werden. So können die Mitarbeitenden nachvollziehen, welcher Betrag ihnen pro Abrechnungsperiode netto zusteht und auszubezahlen ist.
Das Lohnabrechnungssystem muss weiter so aufgebaut sein, dass die Sozialversicherungen, die staatlichen Kontrollorganisationen und die Rechnungsprüfer nachvollziehen können, ob alle Lohn- und Lohnabzugspositionen richtig berechnet wurden. Für die eigene Finanzbuchhaltung muss dieses System den Aufwand für Löhne und Gehälter sowie Abzüge nach Aufwandarten aufbereiten, damit sie periodengerecht verbucht und kontrolliert werden können.
Arbeitnehmende erhalten in vielen Ländern monatlich eine Lohnabrechnung. Aus dieser geht zuerst hervor, welcher vertragsgemässe Bruttolohn in der Periode verdient wurde, welche Zulagen für Überzeit- und Schichtarbeit abgerechnet und gutgeschrieben wurden. Sind arbeitsvertraglich Zuschläge für 13. Monatslöhne, Urlaubs- oder Weihnachtsgeld vereinbart, werden auch diese Positionen in der Lohnabrechnung des Auszahlungsmonats aufgeführt.
Vom sich ergebenden Lohntotal werden die von den Mitarbeitenden zu tragenden Abzüge subtrahiert, z.B. Arbeitnehmeranteile für Sozial- und Kranken- oder Unfallversicherungen, in verschiedenen Ländern die Lohnsteuern, selbst zu tragende Einkaufsanteile in Rentenversicherungen und Ähnliches. Es resultiert der auszubezahlende Nettolohn für die einzelne Person. Diese Abzüge muss das Unternehmen an die entsprechenden staatlichen Organisationen oder Versicherungen weiterreichen.
In der Kostenstellenrechnung sind jedoch nicht die Geldflüsse und Abrechnungen relevant, sondern die Verbräuche einer Berichtsperiode.
Informationsbedarf der Kostenstellenleiter
Kostenstellenleiter verantworten die in ihrem Führungsbereich entstehenden und durch sie direkt beeinflussbaren Kosten. Folglich ist die Kostenrechnung so zu gestalten, dass die Personalkosten einer Periode mit den in der Periode erbrachten Leistung vergleichbar werden.
Dazu ist in der Planung zu berechnen, wieviel eine bestimmte Person gemäss Arbeitsvertrag pro Präsenzstunde kosten soll, wenn sämtliche Lohnbestandteile und die durch den Arbeitgeber zu bezahlenden Lohnnebenkosten eingerechnet werden. Beispiel:
Im Beispiel wird davon ausgegangen, dass die Person inklusive 13. Monatslohn und eventuell weiterer Nebenleistungen einen Jahreslohn von 58’620.90 erhalten soll und dafür, dem Jahresarbeitskalender entsprechend, 1’700 Stunden (212.5 Arbeitstage zu 8 Stunden) präsent sein soll. Für die vom Arbeitgeber zu bezahlenden Sozialleistungen (Arbeitslosenversicherung, Altersvorsorge, ev. Krankenversicherung) wurde für die Lohnnebenkosten ein Zuschlagssatz von 16% auf die Bruttolohnsumme berechnet. Insgesamt kostet dieser Mitarbeiter das Unternehmen pro Jahr 68’000 EUR, pro Plan-Präsenzstunde also 40.— EUR. Das ist die zentrale Information für den Kostenstellenleiter: Für jede Arbeits-/Anwesenheitsstunde kostet diese Person das Unternehmen EUR 40.00.
Arbeitet diese Person im Laufe des Jahres genau die 1’700 Stunden (Zeile 7), ergeben sich laut Präsenzzeiterfassung folgende monatlichen Personalkosten (Zeile 8), welche der Kostenstellenleiter zu verantworten hat:
Im gesamten Monat Juli ist das Unternehmen wegen Betriebsferien geschlossen. Da der Mitarbeiter dadurch keine Präsenzstunden hat, werden auch keine Personalkosten für ihn belastet, obwohl er eine Lohnauszahlung erhält. Denn die Stunden wurden in den anderen Monaten geleistet (das Total Präsenzstunden in Zeile 7 beträgt 1’700 Stunden). Der Mitarbeiter erhält jeden Monat den gleichen Lohn ausbezahlt. Für den Kostenstellenleiter macht die Darstellung Sinn, weil die Personalkosten in jedem Monat den erbrachten Präsenzstunden entsprechen.
In der Lohnabrechnung und folglich in der Finanzbuchhaltung sind jedoch die Auszahlungswerte zu finden, die von den Kosten abweichen:
In den Lohnabrechnungen erscheint als monatlicher Bruttolohn 1/12, vgl. Zeile 1. Urlaubs- und Weihnachtsgelder gehören ebenso zu den Personalkosten, werden aber im Juni und im November ausbezahlt. Auszahlungen von Kinderzulagen werden nicht aufgeführt, weil sie dem Unternehmen von der Sozialversicherung zurückerstattet werden. Die dem Unternehmen belasteten Kosten der Sozialversicherungen sind in den 16% für Lohnnebenkosten (Zeile 4) enthalten. Sie repräsentieren die Beiträge, die das Unternehmen (nicht die Arbeitnehmenden) für Arbeitslosenversicherung, Altersvorsorge und eventuell Krankenversicherung zahlen muss (9’379.34).
Der Kostenstellenleiter ist für die Verbräuche des Berichtsmonats verantwortlich. Sie werden durch Multiplikation des Präsenzstundensatzes (Zeile 6) mit der geleisteten Präsenzzeit berechnet. Dadurch entsteht eine periodengerechte Belastung der kompletten Personalkosten pro Kostenstelle (Zeile 8). Datenquelle für die Belastung der Personalkosten an die Kostenstellen sind somit die Beträge aus der Kostenstellenplanung und die Präsenzzeiten, nicht die Lohnabrechnungen für die Mitarbeitenden. Die Verbräuche sind für die Berechnung der Ist-Personalkosten massgeblich, nicht die Totale aus der Lohnabrechnung!
Notwendige Personalkostenarten in der Kosten-/Leistungsrechnung
Weil in der Kostenrechnung die Personalkostenverbräuche einer Periode relevant sind, nicht aber die Geldabflüsse an Mitarbeitende und Versicherungen, ist es in vielen Unternehmen ausreichend, in der führungsorientierten Kosten-/Leistungsrechnung nur eine Kostenart «Personalkosten» einzurichten. Denn im Präsenzstundensatz einer Person sind alle Vergütungen enthalten, wie im Beispiel in Zeile 6 gezeigt. Kostenstellenleiter können die Konditionen für Lohnnebenkosten nicht beeinflussen, da sie durch Vorschriften geregelt sind. Deshalb können die Lohnnebenkosten, wie in Zeile 4 gezeigt, direkt in den Plan-Präsenzstundensatz eingerechnet werden. Dies erleichtert Kostenstellenleitenden die Planung und Steuerung.
Zusätzliche Personalkostenarten sind dann angezeigt, wenn
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- Schichtzulagen oder/und Zulagen für Wochenendarbeit
- Schlechtwetterzulagen (Bauindustrie)
- Gefahrenzulagen
- Überzeitzulagen
- Boni auf erzielte Umsätze oder Deckungsbeiträge
ausgerichtet werden sollen. Denn diese Zulagen werden auf Basis effektiv geleisteter Stunden oder erzielter Verkaufsergebnisse geplant und abgerechnet.